Online- und Offline-Dokumentenverwaltung mit integrierten Schnittstellen
Trotz des enormen Funktionsumfangs von Qualli.life werden weitere Dokumente bei Bildungseinrichtungen benötigt. Dies können z.B. Ausschreibungs- und Angebotsunterlage, Unterlagen zum Qualitätsmanagement oder Bescheinigungen sein.
Daher stellt Qualli.life eine Dokumentenverwaltung zur Verfügung.
Die Dokumentenverwaltung gibt es in zwei Varianten: 1. als Offline-Variante (die Dateien werden auf Ihrem PC oder einen Fileserver abgelegt) und 2. als Online-Variante (die Dateien werden im Qualli.life-Datenbestand revisionssicher gespeichert).
Die Online-Variante hat folgende Vorteile:
- Alle Dateien stehen jedem Benutzer von jedem Standort aus zur Verfügung.
- Die Zugriffsrechte auf Verzeichnisse übernimmt Qualli.life, d.h. Sie müssen nicht in den sehr komplexen Berechtigungen des Active Directory bzw. der NTFS-Berechtigungen konfiguriert werden.
- Die Datensicherung ist in der vertraglich zugesicherten Qualli.life-Datensicherung integriert. Sie müssen sich nicht darum kümmern.
- Die Bibliotheksübersicht gibt Ihnen Einblicke in Dateigrößen, Versionen und Dateialter bzw. Zugriffsalter. Dies vereinfacht die Verwaltung und Löschung der Daten.
- Alle Dateiänderungen werden versioniert gespeichert. So können Änderungen, die unabsichtlich oder fehlerhaft vorgenommen wurden, jederzeit auf eine vorherige Version zurückgesetzt werden.
- Alle Dokumente werden optimal und intelligent übertragen, sodass die verwendete Bandbreite Ihrer Internetverbindung effizient genutzt wird.
- Die Dokumente können leicht und schnell anhand von Dateinamen und Stichwörtern gesucht und gefunden werden.
Die Offline-Variante unterstützt die o.a. Vorteile - technisch bedingt - nicht.
Die Dokumentenverwaltung stellt weiterhin Schnittstellen zu Microsoft Word und Excel, OpenOffice Writer und Spreadsheet und anderen ähnlichen Office-Programmen, sowie Adobe PDF zur Verfügung. Mithilfe dieser Schnittstellen und zuvor erstellter Vorlagen, die Qualli.life-Platzhalter enthalten, können Dokumente automatisiert mit diversen Daten ausgefüllt werden.
Assistentengestützte Schriftguterstellung
Der integrierte Schriftgut-Assistent unterstützt Sie einfach und schnell bei der Erstellung von:
- personenbezogenen, auftrags-/maßnahmebezogenen und allgemeinen Dokumenten, auch mit mehr als einem Adressaten
- Seriendokumenten, wie z.B. Einladungen an Teilnehmer, Mitarbeiter oder andere Kontakte
- Dokumenten mit mehrfachen Bezügen, wie z.B. Teilnahmebescheinigungen für mehrere Tn gleichzeitig. Dabei können die Dokumente wahlweise als ein mehrseitiges Dokument oder bei jedem Tn einzeln abgelegt werden.
- Dokumenten aus den Vorlagen der gängigsten Bürosoftware, wie z.B. Microsoft Word und Excel, OpenOffice.org Writer und Spreadsheet, Apple Numbers, Adobe PDF und vielen weiteren kompatiblen Programmen.
Dabei lässt der Assistent die Kontrolle der übergebenen Daten zu und präsentiert eine Vorschau noch bevor die Dokumente generiert sind.
